居宅介護支援の記録の種類と保管期間。2年間保管義務と電子データの要件。

居宅介護支援事業所が作成・保管する義務がある記録は、省令（平成11年厚生省令第38号）第29条に基づき各事業年度の終了後2年間の保管が必要です。記録の種類は多岐にわたり、ケアプラン・アセスメント記録・モニタリング記録・サービス担当者会議記録・苦情記録・事故記録・加算に関する書類などが含まれます。この記事では記録の種類と保管期間・保管方法のポイントを整理します。

保管期間：各事業年度の終了後2年間

省令第29条では「指定居宅介護支援事業者は、従業者・設備・備品及び会計に関する諸記録を整備しておかなければならない」として、具体的には「各事業年度の終了後2年間保存しなければならない」と規定されています。

省令では「各事業年度の終了後2年間」の保存が定められていますが、実務上は「その利用者への居宅介護支援サービスが終了した後、2年間」と解釈するのが一般的です。利用者が継続してサービスを利用している間は記録は保持し続け、サービス終了後に2年間の保管義務が発生します。

保管が必要な主な記録の一覧

居宅介護支援事業所が保管する記録を種類別に整理します。

保管方法：紙・電子データいずれも可

記録の保管は紙（印刷・ファイリング）と電子データ（ケアプランソフト・電子ファイル）のいずれでも認められています。電子データで保管する場合は、以下の要件を満たすことが求められます。

• 見読性の確保：記録内容をいつでも閲覧・印刷できる状態を保つ
• 真正性の確保：記録の内容が作成後に改変されていないことを担保できる管理体制
• 保存性の確保：記録が保管期間中に消失・破損しないよう、バックアップ等を行う

ケアプランソフト（介護ソフトウェア）を利用している場合、ソフト上でのデータ保管に加えて、外部ストレージへのバックアップを定期的に行うことが安全です。

紙記録の保管場所

紙の記録は、鍵のかかるキャビネット・書庫に保管します。利用者の個人情報を含む記録は、閲覧できる者を制限し、施錠管理することが個人情報保護の観点からも必要です。廃止後も2年間の保管が必要な場合は、記録の保管先（倉庫委託・別室での保管等）を廃止前に確保してください。

実地指導で記録の保管が確認されるポイント

実地指導では、指定された期間内の記録が揃っているか・記録の内容が省令の要件を満たしているかが確認されます。

記録の廃棄：保管期間終了後の対応

保管期間（2年間）が終了した記録は廃棄できますが、個人情報を含む書類・電子データは適切な方法で廃棄する必要があります。

• 紙の記録：シュレッダー・専門業者による溶解処理
• 電子データ：記録媒体の物理的な破壊・専門ソフトによる消去

居宅介護支援事業所の開業から3年間の収支変化の試算は、居宅介護支援事業所（ケアマネ事務所）収支シミュレーターで確認できます。

参考・出典

• 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）第13条・第26条・第29条・第35条
• 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準について（平成11年老企第22号通知）

この記事は2026年11月時点の法令に基づいています。詳細は事業所所在地の市区町村に確認してください。