居宅介護支援の業務カレンダー【月次・年間スケジュールと担当件数管理】

居宅介護支援事業所のケアマネジャーは、毎月の請求業務・モニタリング・サービス担当者会議・認定更新対応など、時期によって発生する業務があります。月次・年間の業務スケジュールを整理します。

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月次業務カレンダー（1か月の業務の流れ）

居宅介護支援事業所の1か月の業務の流れは次の通りです。担当利用者が多くなるほど、月次の業務量が増えます。

居宅介護支援の月次業務カレンダー（目安）

時期	主な業務	備考
月初〜中旬	前月のモニタリング記録の整理・完成	モニタリングは月1回以上・居宅訪問が原則
月初〜中旬	当月の訪問・面接スケジュール確認	認定更新月・ケアプラン変更予定者を優先
月中	サービス利用票の作成・各事業所への配布	当月のサービス利用予定を作成・サービス事業所・利用者へ配布
月中	サービス担当者会議の開催（必要なケース）	ケアプラン変更・区分変更・更新ケースで必要に応じて
月末	実績確認（サービス利用実績の収集）	各サービス事業所から利用実績を確認する
月末〜翌月初	給付管理票の作成・国保連への請求	毎月10日〆（国保連への請求）
月初	国保連への請求（翌月初10日まで）	10日を過ぎると翌月以降の請求になる

介護報酬の請求スケジュール

居宅介護支援の介護報酬請求は次のスケジュールで行います。

• 国保連への請求締め切り：毎月10日（前月分のサービス提供に対する請求）
• 国保連からの支払い：請求月の翌月末（実際には翌々月初頭に入金）
• 審査結果の通知：請求月の翌月中旬ごろに過誤・返戻の通知が来ることがある

例えば、4月提供分のサービスは5月10日までに請求し、6月末〜7月初旬に入金されます（2か月の入金遅れ）。開業時の資金計画では、最初の2〜3か月は入金がない状態が続くため、運転資金として少なくとも3か月分の費用を確保しておくことが重要です。

年間業務スケジュール（定期的に発生する業務）

居宅介護支援事業所で年間を通じて定期的に発生する主な業務は次の通りです。

居宅介護支援の年間業務カレンダー（主要タスク）

時期・頻度	業務内容
月1回以上	全担当利用者のモニタリング（居宅訪問・面接）
月1回	給付管理票の作成・国保連への請求
年1〜2回	職員研修（身体拘束廃止・虐待防止・BCP等。解釈通知・自治体によって頻度が異なる）
年1回	事業所指定の更新（6年ごと）準備の確認
年1回	処遇改善加算の届出（年度初め）
随時	認定更新・区分変更のケアプラン変更
随時	入退院対応（入院時情報連携加算・退院・退所加算の算定）
随時	新規利用者の担当開始（アセスメント・ケアプラン作成・初回加算算定）
随時	サービス担当者会議の開催（ケアプラン変更・更新等）

認定更新の管理と先取りの対応

担当利用者の要介護認定の有効期間を管理し、更新申請のタイミングを利用者・家族に案内することがケアマネジャーの重要な役割です。実務上のポイントは次の通りです。

• 認定有効期間の台帳管理：利用者ごとの認定有効期間終了月を一覧で管理する
• 更新申請の案内タイミング：有効期間終了の60日前を目安に利用者・家族に更新申請を案内する（市区町村によって更新申請の受付期間が異なる）
• 更新結果の確認と対応：更新結果（要介護度・新有効期間）を受け取ったら、ケアプランへの反映・サービス利用票の更新を行う

担当件数が増えると、複数の利用者の認定更新が同月に集中することがあります。更新対応の作業量を分散させるためにも、早めの案内・準備が業務効率化につながります。

モニタリング業務の効率化

担当利用者全員に対して月1回以上の居宅訪問を行うモニタリングは、件数が多いと月のかなりの時間を占めます。効率化のためのポイントは次の通りです。

• 地域・エリアでグルーピング：同じ地区の利用者をまとめて訪問する日を作ることで移動時間を削減できる
• サービス事業所との同行：サービス担当者会議・定期的な連絡を兼ねて訪問介護員・看護師等と同行モニタリングを行う
• 記録のテンプレート化：モニタリング記録の基本的な構成をテンプレート化し、状況変化があった場合の追記方式にする
• ICTツールの活用：タブレットでのモニタリング記録・電子カルテとの連動で記録作業を効率化する

月次請求時に起きやすいエラーと防止策

給付管理票・国保連への請求で起きやすいエラーと防止策は次の通りです。

• 限度額超過：サービスの追加等で区分支給限度基準額を超えた場合、超過分は全額自己負担になる。月次のサービス計画を立てる段階で限度額内に収まっているかを確認する
• 給付管理票の記載誤り：サービス利用実績と給付管理票の数字が合わない場合、返戻になる。各サービス事業所からの実績を正確に確認して入力する
• 算定コードの誤り：加算の算定コードを誤って入力した場合、過誤になる。請求ソフトの加算コードを正しく設定し、チェックリストで確認する

業務スケジュール管理のツール

担当件数が増えてくると、紙や簡易なエクセル管理では業務スケジュールが煩雑になります。居宅介護支援向けのICTシステム（ケアマネジャー・BrightNEO・ほのぼのNEXT等）では、利用者管理・ケアプラン作成・請求業務・モニタリング管理を一元化できます。導入コストはかかりますが、担当件数が増えた段階ではシステム導入によって業務効率が大きく向上します。

開業後の担当件数増加と業務量の変化

開業直後は担当件数が少ないため業務量は限られますが、件数が増えるにつれて業務量は比例して増加します。ケアマネジャー1人の担当件数と業務量の目安は次の通りです（目安であり、実際には利用者の状況によって異なります）。

担当件数別の月次業務量の目安

担当件数	モニタリング訪問	国保連請求	業務量の印象
10件未満	月10回未満	比較的軽い	開業初期。余裕を持って書類整備に集中できる
20〜30件	月20〜30回	標準的	移動時間も含めるとかなりの時間がかかり始める
35〜40件	月35〜40回	かなりの負担	基準上限に近い状態。業務効率化が必須になる
45件超（特例）	月45回以上	超過管理が必要	基本報酬が大幅減額（費(Ⅱ)・費(Ⅲ)）。複数ケアマネの体制が必要

サービス利用票の作成と各事業所への配布スケジュール

サービス利用票（第6表・第7表）は、当月のサービス利用計画を各サービス事業所・利用者・家族に配布する書類です。作成・配布のスケジュールは次の通りです。

• 作成タイミング：前月末〜当月初旬（遅くとも当月のサービスが始まる前）
• 配布先：利用者・家族、関係するすべてのサービス事業所
• 配布方法：FAX・郵送・メール・ポータルシステムでの共有（ICTを活用している場合）

サービス利用票が遅れると、サービス事業所が提供計画を立てられない・利用者が混乱するといった問題が起きます。担当件数が増えてきたら、前月中に翌月分のサービス利用票を作成・配布できる体制を整えることが重要です。

年末・年始の業務上の注意点

年末・年始は次の理由から業務負担が増加したり、イレギュラーな対応が発生しやすい時期です。

• 国保連の請求締め切り：年末年始の休暇前後に請求締め切りが重なる場合があります。事前に締め切り日を確認して、早めに請求準備を進める必要があります。
• サービス事業所の年末年始休業：訪問介護・通所介護等のサービスが年末年始に休業する場合があります。利用者のサービス計画に年末年始の休業日が影響しないかを確認し、代替サービス・家族の対応等を調整する必要があります。
• 利用者の体調悪化・緊急入院：冬場は体調悪化・感染症による緊急入院が増えやすい時期です。入院時情報連携加算の算定機会・退院後のケアプラン変更対応が集中することがあります。

業務カレンダーのテンプレート化と引き継ぎへの活用

月次・年間の業務カレンダーをテンプレートとして作成しておくことで、担当ケアマネジャーが変わった場合でも業務の継続性を維持できます。テンプレートには次の内容を盛り込むことが有効です。

• 国保連への請求締め切り・入金スケジュール
• 担当利用者の認定有効期間一覧・更新申請の目安月
• モニタリング訪問の月間スケジュール
• 処遇改善加算の届出期限
• 指定更新（6年ごと）の次回時期

開業初年度の業務スケジュールで準備しておくべきこと

開業初年度は担当利用者が少ないため業務量は限られますが、次のことを早めに準備しておくことで業務がスムーズに進みます。

• 請求ソフト（介護保険請求システム）の導入：給付管理票・国保連への請求を行うためのソフトを開業前に導入・操作方法を習得しておく。主な請求ソフトには「ケアマネジャー」「BrightNEO」「ほのぼのNEXT」「ケアブレイン」等があります。
• 国保連への伝送準備：インターネット経由で請求データを国保連に送るための設定（電子証明書の取得等）を事前に行う。初月から請求できるよう準備しておく。
• 地域包括支援センターへの挨拶：地域の地域包括支援センターに挨拶訪問を行い、新規利用者の紹介ルートを確立する。

処遇改善加算の届出スケジュール

令和8年6月から居宅介護支援にも処遇改善加算（2.1%）が新設されました。算定するためには事前の届出が必要です。届出のスケジュールは次の通りです。

• 年度内の届出：新たに処遇改善加算を算定する場合は、適用開始月の前月末までに届出を行う
• 実績報告：年度末に加算の実績報告書を提出する義務がある
• 要件の確認：職場環境等要件（賃金改善・研修機会の確保等）を満たしていることを確認した上で届出を行う

季節ごとの業務の特徴

居宅介護支援の業務は季節によって発生しやすい事象が異なります。季節ごとの特徴を把握しておくことで、年間の業務計画を立てやすくなります。春（3〜4月）は認定更新・ケアプラン変更が集中しやすい時期です（認定有効期間が4月に終わる利用者が多いため）。冬（12〜2月）はインフルエンザ・肺炎等による緊急入院が増え、入院時情報連携加算・退院・退所加算の算定機会が増えます。夏（7〜9月）は熱中症や体調悪化による緊急対応が発生しやすいです。季節に合わせたリスク管理と利用者への声がけが重要です。

業務効率化で生まれた時間の活用

業務カレンダーの管理・ICTツールの導入・記録のテンプレート化によって業務効率が上がると、担当件数の増加・質の高いケアマネジメントへの時間投資・新規利用者獲得のための地域連携活動に充てる時間が生まれます。業務効率化は「仕事を減らすため」ではなく「より質の高い仕事に時間を使うため」という視点を持つことが、居宅介護支援事業所の成長につながります。

担当件数の管理と収入計画との連動

居宅介護支援の基本報酬は担当件数によって変わります。1ケアマネジャーあたりの担当件数が45件を超えると「費(Ⅱ)」（50%減）、60件を超えると「費(Ⅲ)」（70%減）となります。業務カレンダーの中に「現在の担当件数と基本報酬の状態の確認」を月次の確認事項として組み込んでおくことで、収支計画と業務量のバランスを把握できます。

担当件数が増えた場合には、追加のケアマネジャーの採用・業務効率化のためのICT導入・業務分担の見直しを検討することが重要です。業務カレンダーを月次で振り返ることで、業務量のボトルネック（特定の月に業務が集中する等）を早期に発見し、対策を立てることができます。

参考・出典

• 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）
• 介護保険の給付管理・請求に関する事務処理の手引き（国保連）

この記事は2026年11月時点の情報に基づいています。請求締め切り日・処遇改善加算の届出期間は変更になる場合があります。