デイサービスの研修記録、何を書けばよいか。様式の作り方と運営指導への備え。

「研修はやっています。でも記録の様式が決まっていない」

運営指導（旧：実地指導）で「研修記録を見せてください」と言われたとき、様式が統一されていなかった、どのファイルか分からなかった、そもそも残していなかった——こうしたケースが実際に起きています。

通所介護では、虐待防止・身体拘束・感染症・BCPなど複数のテーマで研修の実施が義務付けられています。「やった」だけでは不十分で、「記録がある」ことが確認の対象になります。

この記事では、通所介護の研修記録に何を書けばよいか、様式をどう整えるかを整理します。

運営指導では何が確認されるか

自治体による運営指導では、研修の実施記録が確認されることがあります。確認の視点は主に次の3点です。

• 義務のある研修が実施されているか：虐待防止（年1回以上）・身体拘束（年1回以上）・感染症（年2回以上）・BCP（年1回以上）など（義務の全テーマ・回数一覧はこちら）
• 全職員が対象になっているか：特定の職員だけでなく、非常勤・パート職員も含めた研修実施状況
• 記録として残っているか：日時・テーマ・参加者・内容の概要が分かる様式

加算の算定要件に研修が含まれている場合（認知症介護基礎研修の受講義務など）は、加算の確認とセットで記録が照合されることもあります。

研修記録に書く最低限の項目

様式は自治体ごとに指定されているわけではなく、各事業所が用意します。最低限、次の項目があれば確認に対応できます。

テーマ別の記録で気をつけること

虐待防止・身体拘束

委員会の議事録と研修記録は別ファイルで管理することが一般的です。委員会（おおむね3か月に1回以上）の記録と、職員向け研修（年1回以上）の記録が混ざらないように整理してください。

感染症・BCP

訓練の記録と研修の記録はセットで保管します。訓練では「実施した内容・参加者・振り返りと改善点」まで記録に残しておくと、次回の見直しにも役立ちます。

e-ラーニング形式の場合

認知症介護基礎研修など、e-ラーニングで受講する研修は修了証のPDFを職員ごとに保管する方法が一般的です。受講管理台帳（職員名・受講日・修了証（PDFやファイル名で管理））を整備しておくと確認が早くなります。

参加できなかった職員への対応

当日欠勤・非常勤職員のシフト外など、全員が同じ日に参加できないことはよくあります。対応方法として多いのは次の2つです。

• 振り返り学習の記録：配布資料を渡して読んでもらい、確認印または署名をもらう
• 録画・議事録の共有：研修の内容をまとめた資料を共有し、閲覧確認の記録を残す

どちらの方法でも「全員に周知した」という記録が残るようにすることが重要です。

年間研修計画と記録のひもづけ

年度初めに「今年度の研修計画」を作っておくと、記録の管理がしやすくなります。計画には実施予定のテーマ・時期・担当者を書いておき、実施後に「実施日・参加人数・備考」を書き足す形にすると計画と記録が1枚でまとまります。

年間研修計画は運営指導で提出を求められることがあります。計画と実績がひもづいていると、説明がしやすくなります。

記録の保管場所と期間

研修記録の保管場所は一か所に統一してください（紙ファイルまたは共有フォルダ）。テーマ別にクリアファイルを分けておくと取り出しやすくなります。

保管期間は自治体によって異なる場合がありますが、2年以上を目安にしている事業所が多いです。運営指導の前に確認しておくと安心です。

まとめ：通所介護の研修記録に必要なこと

• 記録に書く最低限の項目：日時・テーマ・参加者・内容の概要
• 参加できなかった職員にも「周知した記録」を残す
• 委員会の議事録と研修記録は別ファイルで管理する
• 年間研修計画と実績をひもづけておくと運営指導の対応がしやすい
• 保管場所は一か所に統一・2年以上を目安に保管