居宅介護支援の主要書類一覧【様式・保管期間・実地指導の確認ポイント】

居宅介護支援事業所は、サービス担当者会議や給付管理など多くの書類を作成・保管する義務があります。主要書類の様式・保管期間・実地指導での確認事項を一覧で整理します。

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居宅介護支援事業所が作成・保管すべき主な書類

居宅介護支援事業所が作成・保管すべき書類は、指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）および関連告示に基づいています。主な書類は次の通りです。

居宅介護支援の主要書類一覧（令和6年度改定対応）

書類名	様式	保管期間の目安	備考
居宅サービス計画書（第1表〜第7表）	厚生労働省標準様式（自治体独自様式の場合あり）	完結から2年以上	ケアプランの根幹。第1〜7表すべて保管
アセスメント表（課題分析記録）	任意（課題分析標準項目を網羅したもの）	完結から2年以上	ケアプラン作成前のアセスメント記録
サービス担当者会議録	任意（第4表に記録する場合も）	完結から2年以上	参加者・議題・検討内容・結果を記録
モニタリング記録	任意（居宅介護支援経過記録等）	完結から2年以上	月1回以上の実施・記録が必要
重要事項説明書（利用者署名済み）	自治体標準様式または独自様式	完結から2年以上	利用者・家族の署名が必要
居宅介護支援利用契約書	独自様式	完結から2年以上	利用者・家族の署名が必要
個人情報使用同意書	独自様式	完結から2年以上	サービス事業所・医療機関への情報提供用
給付管理票	所定様式（国保連への請求用）	5年（国保連への請求根拠）	月次の介護報酬請求に必要
入院時情報連携加算の記録	任意（算定根拠として保管）	完結から2年以上	情報提供の内容・日時・方法を記録
退院・退所加算の記録	任意（カンファレンス参加記録等）	完結から2年以上	カンファレンスの日時・参加者・内容を記録

保管期間の考え方

指定居宅介護支援の運営基準では、書類の保管期間は「完結の日から2年間」が最低基準として定められています（平成11年厚生省令第38号第29条）。ただし、次の理由から2年より長期の保管を行う事業所が多いです。

• 介護報酬の返還請求の時効：介護報酬の過誤返還請求は時効が5年（消滅時効）とされています。返還を求められた場合に対応できる記録として5年保管を勧めている自治体もあります。
• 実地指導・監査への備え：実地指導は基本的に定期的に行われますが、前回指導から数年が経過した後の指導では過去の記録を確認される場合があります。
• 損害賠償請求への対応：不法行為に基づく損害賠償請求の時効は3年（または損害発生から20年）のため、3年以上の保管が望ましいとされています。

事業所として独自の保管ルール（例：5年保管）を運営規程に定めておくことが推奨されます。

居宅サービス計画書（ケアプラン）の構成と各表の役割

ケアプランは第1表〜第7表（介護予防ケアプランの場合は別様式）で構成されています。各表の役割は次の通りです。

居宅サービス計画書の各表の役割

表	名称	主な記載内容
第1表	居宅サービス計画書（1）	利用者名・生年月日・居宅サービス計画作成者・利用者の希望・総合的な援助の方針
第2表	居宅サービス計画書（2）	生活全般の解決すべき課題（ニーズ）・長期目標・短期目標・サービス内容・頻度・期間
第3表	週間サービス計画表	週間スケジュール・活動の内容・曜日・時間帯
第4表	サービス担当者会議の要点	会議の日時・参加者・議題・検討した内容・結論
第5表	居宅介護支援経過	モニタリングの内容・ケアマネジャーの訪問・連絡の記録
第6表	サービス利用票	月間のサービス利用予定・利用実績
第7表	サービス利用票別表	介護給付費の単位数・利用者負担・区分支給限度基準額との比較

サービス担当者会議録の記録のポイント

サービス担当者会議録（第4表）は、実地指導で頻繁に確認される書類です。記録として残すべき内容は次の通りです。

• 開催日時・場所：オンライン開催の場合はその旨を記録する
• 参加者全員の氏名・職種・事業所名：欠席者がいる場合はその理由と対応（照会の方法）も記録する
• 議題：新規ケアプランの検討・更新・変更・状況変化に伴う見直し等
• 検討した内容：各サービス事業所の意見・利用者・家族の希望・課題の整理
• 結論・次回の方針：今後のケアプランの方向性・次回の会議予定

「議事録が空白に近い」「参加者名がケアマネ1名のみ」といった記録は実地指導で指摘を受ける原因になります。会議の内容を丁寧に記録することが重要です。

モニタリング記録の保管と実地指導

モニタリングは、担当するすべての利用者について月1回以上（利用者の居宅を訪問して面接）行うことが義務付けられています。モニタリング記録（第5表・居宅介護支援経過）には次の内容を記載します。

• 訪問日時・場所（自宅・施設等）
• 面接した者（本人・家族等）
• 利用者の心身の状態・サービスの実施状況
• ケアプランの目標達成状況・課題
• ケアマネジャーとしての対応・判断

実地指導では、モニタリングが月1回以上実施されているか・記録が残っているかが確認されます。「記録の日付が数か月空いている」「記録内容が毎月同一」の場合は指摘を受けることがあります。

電子記録・電子保管への移行

令和3年度以降、介護分野でも書類の電子化が認められる範囲が広がっています。居宅介護支援の書類についても、次の条件を満たすことで電子記録・電子保管が認められる場合があります。

• 改ざんができない状態（電子署名・タイムスタンプ等）で保管されていること
• 閲覧・印刷が可能な状態で保管されていること
• 適切なバックアップが行われていること

電子化を進める際は、指定権者（市区町村・都道府県）に確認を取り、認められている範囲と方法で実施することが重要です。ケアマネジャー向けのICTツール（ケアマネジャー・BrightNEO・ほのぼのNEXT等）を活用することで、書類作成の効率化と電子保管の一体化が可能です。

書類整備と実地指導への備え

実地指導では、書類が基準通りに整備されているかを確認することが主な目的です。書類整備の観点から事業所として取り組んでおくべき事項は次の通りです。

1. 年1回の書類棚卸し：全利用者分の書類が揃っているか・保管期間が過ぎた書類の処分・最新様式への更新
2. 新規利用者対応チェックリスト：担当開始時に作成すべき書類が漏れなく揃うようにチェックリストを用意する
3. 電子・紙のバックアップ：電子データは定期バックアップ、紙の書類は保管場所と鍵のかかる場所への保存
4. 担当ケアマネ変更時の引き継ぎ：担当が変わる場合は書類の引き継ぎを確実に行い、継続性を確保する

給付管理票の作成と保管

給付管理票は居宅介護支援事業所が毎月国保連に提出する書類で、担当利用者の介護保険サービスの利用状況をまとめたものです。各サービス事業所からの請求の根拠となります。

給付管理票に記載する主な内容は次の通りです。

• 利用者の氏名・被保険者番号・要介護度
• 区分支給限度基準額
• 当月に提供されたサービスの種類・事業所番号・計画単位数・実績単位数
• 居宅介護支援事業所の事業所番号・担当ケアマネジャー名

給付管理票の保管は5年が推奨されています（介護報酬の返還請求の時効が5年のため）。請求ソフトで作成したデータをバックアップとして保管しておくことも重要です。

書類の電子化と個人情報保護

ケアプランや各種記録を電子化する場合、個人情報の保護に十分注意することが必要です。特に次の点について確認が必要です。

• クラウドサービスの選択：利用者の個人情報を取り扱うクラウドサービスは、事業者の個人情報保護方針・データの国内保管・アクセス権限の管理等を確認する
• 端末の紛失・盗難対策：タブレット・ノートパソコン等を外に持ち出す場合は、デバイスにパスワード・暗号化を設定する
• メール送信の注意：利用者の個人情報をメールで送付する場合は、パスワード付きファイルでの送信・送信先の確認を徹底する
• 紙書類の廃棄：保管期間が過ぎた書類はシュレッダー等で適切に廃棄する

実地指導で書類整備の不備が指摘される主なケース

実地指導（実地指導・集団指導）で書類整備の不備として指摘されやすい主なケースを整理します。これらを事前に把握することで、指摘を受けにくい事業所運営を実現できます。

• ケアプランに利用者の署名がない：第1表・第2表への利用者の署名は義務です。署名のないケアプランは基準違反として指摘されます。
• サービス担当者会議の記録が不十分：会議録（第4表）が「開催した」という事実しか記録されておらず、議論の内容・結論が記載されていない場合は指摘を受けることがあります。
• モニタリングが月1回行われていない月がある：記録を確認して、月1回のモニタリングが全利用者について行われていない月がある場合は指摘されます。
• 古い様式のケアプランや重要事項説明書を使い続けている：法改正のたびに様式を更新していない場合、古い記載で対応しているケースが指摘されます。
• 書類の保管場所が適切でない：個人情報を含む書類がカギのかかる場所に保管されていない・誰でもアクセスできる状態になっている場合は指摘されます。

書類管理の効率化のためのファイリング方法

担当利用者が増えると、書類管理の煩雑さが業務負担になります。効率的なファイリング方法を検討しておくことが重要です。

1. 利用者ごとのファイル（クリアファイル・バインダー等）の統一：ケアプラン・重要事項説明書・契約書・アセスメント・会議録・モニタリング記録の順番でファイリングを統一する
2. 目次・インデックスの設置：どの書類がどの位置にあるかをファイルの先頭に目次として入れておく。急な担当変更・実地指導時に迅速に確認できる
3. 年度ごとのアーカイブ：当該年度分は手元に、過去の書類は保管箱に入れて別の場所で保管する。保管期間経過後は適切に廃棄する

書類整備と開業準備のチェックリスト

居宅介護支援事業所の開業前に整備しておくべき書類・様式の一覧です。指定申請の段階で必要な書類と、利用者担当開始後に使用する書類を分けて準備します。

• 指定申請時に提出する書類：申請書・事業計画書・運営規程・勤務体制一覧表・管理者経歴書・平面図・賃貸借契約書等
• 利用者担当開始時に使用する様式：重要事項説明書・利用契約書・個人情報使用同意書・アセスメント様式・居宅サービス計画書（第1〜7表）
• 業務記録に使用する様式：モニタリング記録（経過記録）・サービス担当者会議録（第4表）・電話・FAX記録等

開業前に自治体の指定担当窓口への相談（事前相談）を活用することで、必要な様式・書類の確認ができます。また、都道府県・市区町村のウェブサイトに指定申請に関する手引きや標準様式が公開されている場合が多いので活用することをお勧めします。

記録・書類整備と事業所の信頼性

書類整備の徹底は実地指導への備えであるだけでなく、事業所の専門性・信頼性を示す手段でもあります。記録が丁寧でわかりやすい事業所は、医療機関・地域包括支援センターからも「信頼できるケアマネジャー事業所」として認識されます。新規利用者の紹介ルートを構築する上でも、書類・記録の質は事業所の評価に影響します。開業当初から書類の質にこだわる姿勢を持つことが、長期的な事業所の信頼構築につながります。

参考・出典

• 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）
• 居宅サービス計画書標準様式（平成11年老企第29号・厚生労働省）

この記事は2026年11月時点の情報に基づいています。書類様式・保管期間は自治体や法改正によって変わる場合があるため、指定権者にご確認ください。