保育所の研修記録、何を残してどう管理するか。

法定研修・訓練キット（保育所・認定こども園版）

研修記録・訓練記録の様式がすぐに使えるツールです。

保育所では、複数の法令に基づいて年間7〜8テーマの研修と月1回の避難訓練が義務づけられています。「実施した」という事実だけでなく、「実施したことを証明できる記録がある」ことが運営指導で確認されます。この記事では、研修記録に残すべき5項目・訓練記録との違い・保管期間・未受講者の扱いを整理します。

研修記録に残すべき5項目

保育所の研修記録に残すべき最低限の内容は次の5項目です。

実施日時
年月日と実施時刻（「令和○年○月○日　午後○時〜○時」）を記録します。年度を特定するため、元号または西暦で明記してください。
研修のテーマ（実施した研修の内容）
「虐待防止研修」「感染症対策研修」など、テーマ名を明記します。あわせて根拠条文（例：第9条の3に基づく虐待防止研修）を記載しておくと、運営指導での説明がスムーズになります。
講師または担当者
外部講師が来た場合はその氏名・所属、内部研修の場合は担当した職員名を記録します。
参加した職員の氏名または署名
参加者一覧に氏名または署名欄を設け、当日参加した全職員が記載できるようにします。「職員○名が参加」という人数だけの記録では、誰が受講済みかの確認ができません。
研修の内容の概要・学んだこと
「○○について学んだ」という1〜2行の要約でよいです。内容が記録されていないと、「形式的に実施したが内容は不明」と判断される場合があります。また、振り返りのコメント（感想・改善点・次回への課題）が1つでも入っていると、実際に研修を行ったことの証拠として有効です。

「研修」と「訓練」は似ていますが、記録の性格が少し異なります。

避難訓練の記録は月1回12回分が必要なため、研修記録とは別のファイル（冊子）で管理する施設が多いです。テーマごとにフォルダを分けておくと、運営指導時の確認がスムーズです。

保育所の記録の保管期間は、一律には決まっていません。根拠法令・自治体の指導によって異なります。参考として、一般的に使われている基準を整理します。

自治体によって指定された保管期間がある場合は、そちらに従ってください。「何年保存すればよいか」は、指定都市・中核市・都道府県の指導担当課に確認することをおすすめします。

年1回の研修で「全職員が受講した」ことを証明するには、参加者リストに全職員の氏名が記載されている必要があります。問題が起きやすいのは次の3つのケースです。

当日欠席した職員の扱い：病欠・有給などで当日参加できなかった職員は、後日の補講か資料配付で対応します。補講を実施した場合は、その記録も残してください（補講日・参加者・内容）
非常勤・パート職員の扱い：研修の実施日に出勤していないパート職員が未受講になることがあります。複数回の実施日を設ける、資料を配付して確認印を求めるなど、全員が受講できる体制を作ってください
年度途中入職者の扱い：4月以降に入職した職員が1年間研修を受けないことがないよう、入職月に応じた補講の仕組みを持っておくと安心です

受講管理台帳（テーマ別×職員名のマトリクス）を1枚作って毎年更新することで、「誰がどのテーマを受講済みか」が一目で確認できるようになります。

保育所の研修記録の保存媒体について、特段の規定はありません。紙の記録でも電子データでも構いません。ただし、運営指導では書類の提示を求められますので、次の点に注意してください。

参加者一覧がなく「何人参加」しか記録がない：人数だけの記録では、誰が受講済みかを確認できません。氏名または署名欄を設けてください
研修の内容の記録がない：「実施した」という日付だけの記録では、何を学んだかが確認できません。1〜2行の要約でよいので、内容を記録してください
欠席者への補講の記録がない：当日欠席した職員への対応が記録に残っていないと、「全員が受講していない」という指摘につながります
年間のテーマが揃っていない：避難訓練の記録は揃っているが、虐待防止・感染症・食中毒などの年1回のテーマが抜けているケースがよくあります。年間計画と照らし合わせて確認してください