診療所の研修記録、何年間保管すればいいか。

診療所の研修記録そのものの保存期間を定めた法令は、確認できた範囲では存在しません。ただし、診療録（カルテ）の5年保存・保険請求に関する帳簿の3年保存という関連する規定があり、立入検査・適時調査への備えとして「直近3〜5年分の研修記録を保存しておく」という実務上の目安が広く使われています。この記事では、根拠となる規定と実務上の対応を整理します。

研修記録の保存期間を定めた法令はあるか

医療法・医療法施行規則・保険医療機関及び保険医療養担当規則（療養担当規則）のいずれを確認しても、「院内研修の記録は〇年間保存しなければならない」と明示した条文は存在しません。院内感染・医療安全・個人情報保護・BCPといった各研修のテーマについて、研修の実施を義務づける規定はありますが、記録の保存期間については個別に定めた規定が見当たらないのが現状です。

これは、研修記録を保存しなくてよいという意味ではありません。厚生局の適時調査（指導）や医療法第25条に基づく都道府県の立入検査では、「研修を実施している証拠として記録を提示する」ことが求められます。記録がなければ、実際に研修を行っていても確認できないとみなされる可能性があります。

参考になる他の法令の保存期間

研修記録の保存期間を判断する際の参考として、医療機関が扱う関連する記録の保存期間を確認しておきます。

記録の種類	保存期間	根拠
診療録（カルテ）	完結の日から5年間	医師法第24条第2項
療養の給付に関する帳簿及び書類その他の記録	完結の日から3年間	保険医療機関及び保険医療養担当規則第9条
処方箋（写し）	完結の日から3年間	同規則第9条
医療安全に関する報告書・事故記録（特定機能病院等）	5年間（特定機能病院の場合）	医療法施行規則（特定機能病院の安全管理体制に関する条文）
個人情報の開示等の対応記録	「法令上の明文規定なし」だが個人情報保護委員会は3年程度を推奨	個人情報保護委員会ガイドライン

これらを踏まえると、医療機関の記録全般にわたって「3年以上・5年が多い」という基準が広く使われていることがわかります。研修記録についても、この水準を参考にするのが合理的です。

実務上の保存期間の目安は3〜5年

立入検査・適時調査で研修記録の提示を求められる場面では、「直近数年分を見せてください」という形で確認が行われることが一般的です。「直近3年分」あるいは「直近5年分」を保存しておくことが、実務上の対応として適切とされています。

3年という目安の根拠は、療養担当規則第9条の「保険請求に関する帳簿・書類の3年保存」という規定です。医療機関のさまざまな書類について、3年保存が広く適用されているため、研修記録も同水準で整理するクリニックが多くなっています。

5年という目安の根拠は、診療録の5年保存（医師法第24条）です。カルテに付随する情報や、診療に密接に関連する記録と位置づけた場合に5年が選ばれることがあります。個人情報保護に関する研修記録（誰がいつ研修を受けたかの証明）は、個人情報関連のリスクを考えると5年保存の方が安心という考え方もあります。

どちらが正解かという明文の基準はなく、最終的にはクリニックごとに方針を決める形になります。研修記録の保存ルールを内規（院内規程）に書き込んでおくと、スタッフ全員が一貫して対応できます。

保存すべき研修記録の内容

研修記録に何を書いておくかも重要です。適時調査や立入検査で提示できる記録として、最低限、次の項目が記載されていることが必要です。

• 実施日（年月日・時間）
• 研修テーマ・内容（「院内感染対策研修」「医療安全に関する研修」など、何の研修かわかる記載）
• 参加者名または参加者数（全員の氏名・職種の一覧が理想。署名または押印が望ましい）
• 実施者・講師の氏名と所属
• 使用した教材・資料名（テキスト名・スライド資料の題名など）

これらが一枚のシートにまとまっていると、後から参照しやすくなります。確認テスト（小テスト）を実施している場合は、テストの問題と回答用紙を保存しておくと、「内容を理解しているか確認した」という証跡として有効です。

欠席者がいた場合は、補講の実施日や補講の方法（資料配布・個別説明など）の記録も残しておくことをおすすめします。「全員が参加した研修」と「一部スタッフは補講対応」では記録の書き方が変わります。

電子記録での保存は可能か

研修記録を紙で保存する義務はなく、電子データ（PDFスキャン・表計算ソフト・クラウドストレージ）での保存も可能です。ただし、電子記録での保存にあたっては次の点に注意が必要です。

改ざん防止の仕組み
電子記録は紙よりも書き換えが容易であるため、「後で書き換えていない」ことを証明できる形で保存することが望まれます。クラウドサービス（Google Drive・Box・OneDriveなど）には版管理（変更履歴）機能があり、いつ誰がファイルを変更したかが追跡できるため、この目的に適しています。

バックアップの確保
院内サーバーのみに保存している場合、機器の故障やランサムウェア攻撃によってデータが失われるリスクがあります。クラウドバックアップを組み合わせるか、外付けHDDへの定期バックアップを行う方法が現実的です。

紙の署名をスキャンした場合の扱い
参加者の署名・押印がある研修出席簿をスキャンしてPDFで保存した場合、紙の原本を廃棄するかどうかは施設の方針によります。特に法令上「原本を保存せよ」という規定はありませんが、スキャン画像の品質（文字が読める解像度：目安として200〜300dpi以上）を確保することが必要です。

個人情報の取り扱い
研修記録には参加者の氏名・職種が含まれるため、個人情報保護の観点からアクセス権限の管理（研修担当者と院長のみが閲覧できるフォルダに保存する等）が求められます。外部のクラウドサービスを利用する場合は、サービス提供者が個人データをどのように扱うかを確認しておくことも必要です。

研修の種類ごとに整理する方法

クリニックで実施する研修は複数のテーマにわたります。院内感染対策・医療安全管理・個人情報保護・BCP・患者虐待防止・ハラスメント防止・医薬品安全管理・医療機器安全管理などが代表的です。これらをまとめて管理するために、年間の研修計画表と実施記録台帳を一元化する方法が、実務では使いやすいとされています。

具体的には、次のような構成の台帳を作成する方法があります。

管理項目	内容
年間研修計画表	各テーマの実施予定月・担当者・形式（全体/個別・座学/訓練）を一覧にしたもの
研修実施記録シート	テーマごとに、実施日・参加者・内容・使用資料をまとめたシート（1テーマ1シート形式）
補講記録	欠席者への補講実施日・方法・確認サインを追記する欄
保存期限管理	各記録の廃棄予定年を記載し、期限到来時に廃棄または更新する仕組み

年間計画と実施記録が対になっていると、「予定していた研修が実際に実施されたか」を一目で確認できます。適時調査・立入検査の際にこの台帳を提示することで、研修体制が整っていることを説明しやすくなります。

立入検査・適時調査でどのような確認が行われるか

医療法第25条に基づく都道府県の立入検査（頻度は施設の種別・地域・過去の指導歴によって異なりますが、一般の診療所では数年に1回〜年1〜2回程度が目安です）では、院内感染対策・医療安全管理体制の確認事項として、職員研修の実施状況の確認が行われます。具体的には、「年2回以上の研修を計画・実施しているか」「研修内容が適切か」「参加者の記録が残っているか」といった確認です（医療法施行規則第1条の11第2項・医療安全管理のための職員研修に関する規定）。

厚生局の適時調査（保険医療機関の指導・監査）でも、感染対策向上加算・医療安全対策加算などを算定しているクリニックに対して、加算の施設基準要件（年2回以上の研修実施など）が満たされているかの確認が行われます。算定している加算の施設基準を把握し、その要件に沿った研修記録を保存しておくことが、調査対応の基本です。

「記録を作ったことがない」という状態での初めての調査は不安が大きいものです。まずは今期から記録を始め、過去分は思い出せる範囲で補足的なメモとして残しておく方法でも、改善への取り組みとして評価されやすくなります。

記録の廃棄と更新のタイミング

3〜5年の保存期間が経過した研修記録を廃棄する際は、個人情報（参加者名）が含まれているため、シュレッダー処理または溶解処理が必要です（個人情報保護法上の安全管理措置・個人データの廃棄に関するルールと同様）。電子データの場合は、ファイルの完全削除（ゴミ箱を空にするだけでなく、復元できない形での削除）が必要です。

廃棄した記録の内容（いつのどのテーマの研修記録を廃棄したか）を簡単なメモとして残しておくと、将来的に「その時期の研修記録はない」ことを説明できます。

研修記録の管理・保存の仕組みを構築するにあたっては、各テーマの研修資料・確認テスト・記録様式がセットで用意されていると、「資料を作ることから始めなければならない」という初期の負担が大きく減ります。医療機関で義務づけられている研修の全体像とあわせて、クリニック・診療所の法定研修、何が義務で年何回か。もご覧ください。